Importancia de la hoja de encargo para el seguro de abogados

El Estatuto General de la Abogacía establece las principales obligaciones de la profesión. La abogacía realiza normalmente un trabajo que supone una obligación de medios y no de resultados. Esta obligación puede ser regulada mediante una hoja de encargo que hace las funciones de un contrato de arrendamiento de servicios.

En su artículo 27, el Estatuto señala que el abogado, antes de iniciar su actuación profesional, debe proporcionar a los clientes la información sobre sus servicios “preferentemente mediante la utilización de hojas de encargo”.

Una hoja de encargo bien redactada puede reducir las consecuencias de una reclamación o siniestro en el seguro de responsabilidad civil profesional de los abogados.

Contar con un modelo bien estructurado y cumplimentar adecuadamente la hoja de encargo son dos buenas recomendaciones para el ejercicio de la abogacía con mayor transparencia para el cliente y mayor seguridad profesional. Minimizar el riesgo de un siniestro de la póliza de abogados puede empezar por algo tan sencillo como la hoja de encargo.

¿Qué contenido tiene la hoja de encargo?

La hoja de encargo puede tener distintos formatos y contenidos. El propio Estatuto hace referencia al papel de los Colegios como facilitadores de los modelos de hojas de encargo. También establece como responsabilidad de los Colegios la promoción de su uso.

De forma resumida, lo normal es que incorpore información como:

  • Datos del profesional y datos del cliente: el abogado debe proporcionar sus datos básicos (nombre, número de identificación fiscal, Colegio al que pertenece y número de colegiado, domicilio profesional y medio para ponerse en comunicación). Si es una sociedad profesional o despacho colectivo, debe a aportar sus datos. Si participan distintos profesionales, todos deben ser identificados
  • Objeto del encargo: Descripción del asunto encomendado y actuaciones procesales que el abogado ha de realizar para cumplir con las tareas encargadas.
  • Honorarios: Explicar el coste de los servicios, con mención expresa del carácter orientativo y de que la minuta estará sujeta al régimen fiscal de retenciones o IVA. Se debe especificar que no se incluyen honorarios de otros profesionales (Procuradores, Peritos…). Es muy importante informar sobre las consecuencias que puede tener una condena en costas y su cuantía aproximada. También puede especificarse que as cantidades que se requerirán por suplidos o por otras circunstancias, que no se incluyen en el precio de los servicios.
  • Forma de pago de los honorarios.
  • Riesgos y consecuencias: Es importante informar sobre las consecuencias en el supuesto de una desestimación. El profesional de la Abogacía, como señala el Estatuto, tiene la obligación de informar a su cliente sobre la viabilidad del asunto y, en su caso, aconsejar sobre vías alternativas para la mejor satisfacción de sus intereses. También se debe informar de las consecuencias de la finalización anticipada del encargo por renuncia, allanamiento, pérdida sobrevenida del objeto y otras causas.
  • Protección de datos: es importante incluir una cláusula que posibilite el tratamiento de los datos facilitados. En este sentido, el cliente debe autorizar a una posible entrega de copia de la documentación facilitada para cumplimentar el expediente a otros terceros intervinientes o necesarios para la realización del encargo en el caso de que sea necesaria.
  • Blanqueo: Es importante informar sobre las obligaciones que impone la legislación vigente, especialmente lo dispuesto en la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo.

Los Colegios de Abogados tienen modelos a disposición de los colegiados que recogen todas estas recomendaciones para elaborar una hoja de encargo. Los abogados pueden personalizar su modelo de acuerdo a sus intereses y tipo de trabajo, pero siempre deben incluir estos elementos mínimos.

¿Es obligatoria la hoja de encargo de los abogados?

No, la hoja de encargo no es obligatoria. El Estatuto simplemente hace una recomendación de su uso como medo preferente de informar al cliente sobre sus servicios profesionales.

Su utilización es muy recomendable ya que aporta claridad y transparencia sobre el trabajo de los abogados. Es una solución idónea para evitar conflictos futuros.

Existen otras alternativas para informar a los clientes, pero la más utilizada es la hoja de encargo.

Menos siniestros Responsabilidad Civil Abogados

La hoja de encargo es el documento donde se recopila toda la información sobre el trabajo encomendado al abogado por su cliente. Este documento puede ser clave en caso de siniestro ya que define el objeto del encargo y el marco de trabajo del abogado.

Cumplimentar adecuadamente una hoja de encargo puede evitar siniestros en el seguro de responsabilidad civil profesional del abogado.

Muchos siniestros en la RC de abogados se producen por fallos en los deberes de información a los clientes o en la falta de claridad sobre el resultado del encargo profesional realizado.

Si el alcance de los trabajos profesionales desarrollados está explicado correctamente en la hoja de encargo, se pueden evitar o, al menos, reducir las consecuencias de algunos siniestros.

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