Cómo se hace un acta de la comunidad de propietarios: puntos más importantes
Para que una comunidad de propietarios funcione, los propietarios deben involucrarse en las decisiones del edificio. Cualquier asunto que no se trate en una reunión de propietarios es una oportunidad perdida de mejorar la convivencia, por lo que merece la pena dedicar tiempo a resolver cualquier preocupación.
La Ley de Propiedad Horizontal regula en su artículo 16 que existe obligación de reunirse una vez al año para aprobar presupuestos y cuentas. A partir de ahí, deja libertad a cada comunidad de reunirse las veces que considere precisas.
La decisión de cuándo reunirse recae sobre el presidente o cuando lo soliciten la cuarta parte de los propietarios.
Para que quede constancia de todo lo hablado, se completa un acta. El acta de las reuniones de las comunidades es un diario de todas las cosas que suceden en el edificio.
Hoy te ayudamos a saber qué incluir en el acta de las reuniones.
¿Cómo convocar una reunión de propietarios?
La reunión debe ser convocada por el presidente o por los promotores de la reunión. En la convocatoria hay que indicar:
- Asuntos a tratar
- Lugar, día y hora
- Relación de propietarios que no estén al corriente de los pagos (indicando la privación del voto en ese caso).
Si no se presentan en primera convocatoria la mayoría de propietarios se realizará una segunda, en la cual ya no es necesario que haya un número mínimo de miembros en la asamblea. Puede ser desde pasada media hora de la primera hasta 8 días naturales después.
¿Cómo se elabora el acta de una junta de propietarios?
El acta de la reunión de la junta de propietarios tiene que incluir:
- Fecha y lugar de celebración.
- Quién realizó la convocatoria y los propietarios que la han promovido (si es el caso).
- Si es una convocatoria ordinaria o extraordinaria y si es la primera o la segunda convocatoria.
- Los asistentes presentes y los cargos que representan. También los propietarios representados.
- El orden del día que se va a tratar en la reunión.
- Los acuerdos a los que se llega. Hay que detallar todos los datos que sean relevantes, como qué propietarios han votado a favor y en contra y qué cuotas de participación representa cada uno.
El acta siempre debe terminar con la firma tanto del presidente como del secretario. Si alguno de los dos no firma, aun así los acuerdos siguen siendo ejecutivos.
Una vez los acuerdos se cierren se consideran válidos, a no ser que se solicite la suspensión de un acuerdo por considerarse contrario a la ley o que va en contra de los intereses de un propietario o la comunidad en general.
El acta debe remitirse a los propietarios para que tengan una copia de lo hablado y decidido. Si hay que subsanar errores, hay que hacerlo antes de la siguiente reunión para que se puedan ratificar.
Por último, el secretario debe guardar los libros de actas, además de las convocatorias y comunicaciones relevantes, durante 5 años.
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¿Cómo ayudan los administradores de fincas?
Como hemos señalado anteriormente en este blog, los administradores de fincas son una ayuda excepcional para garantizar el buen funcionamiento de las comunidades.
Entre sus funciones profesionales, se encuentra la de contribuir a organizar las juntas de propietarios convocadas por el presidente. Su papel como gestores, organizadores y mediadores entre los vecinos evita problemas y reuniones conflictivas.
Los administradores tienen que velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios y atender a la conservación de la propiedad. Por ello, también aportan su valor en la búsqueda de los mejores seguros de comunidad, tema que suele plantear dificultades a los vecinos. En este sentido, Aon cuenta con un servicio de seguros de comunidades para administradores de fincas. Su objetivo es dar herramientas a los administradores para que puedan facilitar información a los vecinos sobre las coberturas más adecuadas y, posteriormente, gestionar las pólizas de una forma sencilla y ágil.
